ขั้นตอนการทำลายเอกสาร ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. 2526 ข้อ 66-70 ได้กำหนดขั้นตอนการทำลายเอกสาร ซึ่งสรุปสาระสำคัญได้ ดังนี้
1.สำรวจเอกสารที่จะทำลาย ภายใน 60 วัน นับจากวันสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่
ผู้รับผิดชอบในการเก็บเอกสาร ดำเนินการสำรวจเอกสารที่สิ้นกระแสการใช้งาน
และครบอายุการเก็บรักษาตามที่กฎหมายหรือระเบียบกำหนด
2.การจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลาย ให้หน่วยงานของรัฐจัดทำบัญชีหนังสือ
ขอทำลายตามแบที่ 25 ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ.2526 โดยจัดทำอย่างน้อย 2 ฉบับ คือ ต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ
เพื่อเก็บไว้ที่หน่วยงานของรัฐเจ้าของเรื่อง 1 ฉบับ และส่งมอบ
ให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณา 1 ฉบับ
2.1 การลงรายการในบัญชีหนังสือขอทำลาย
(1) ชื่อบัญชีขอทำลายประจำปี ให้ลงเลขของปี พ.ศ. ที่จัดทำบัญชี
(2) กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี
(3) วันที่ ให้ลงวันที่ที่จัดทำบัญชี
(4) แผ่นที่ ให้ลงลำดับของแผ่นที่
(5) ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับของเรื่องที่ขอทำลาย
(6) รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขรหัสหมวดหมู้ของแฟ้มเอกสาร
(7) ที่ ให้ลงเลขของหนังสือแต่ละฉบับ
(8) ลงวันที่ ให้ลง วัน เดือน ปี ของหนังสือแต่ละฉบับ
(9) เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
(10) เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ
(11) การพิจารณา ให้คณะกรรมการทำลายเอกสารลงผลการพิจาณา
(12) หมายเหตุ ให้ลงข้อความอื่นใด (ถ้ามี) เช่น ความเห็นแย้ง
เห็นสมควรขยายเวลา ในกรณีขยายเวลาขยายเวลา ให้ระบุระยะเวลาที่ขอขยายเวลา
และปี พ.ศ. ที่ครบกำหนดเวลาไว้ ทั้งในบัญชีและบนปกแฟ้มหรือบนปกเอกสารแต่ละฉบับ
2.2 การลงบัญชีหนังสือขอทำลาย กรณีส่วนราชการมีระบบจัดเก็บเอกสาร
และประสงค์จะขอทำลายทั้งแฟ้มเรื่อง ให้ลงรายการในบัญชีหนังสือขอทำลาย ดังนี้
(1) ลำดับที่ ให้ลงลำดับที่แฟ้มที่จะขอทำลาย
(2) รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขรหัสหมวดหมู่ของแฟ้ม
(3) ที่ เรื่อง ให้เว้นว่าง ไม่ต้องลงรายละเอียด
(4) ลงวันที่ ให้ลงวัน/เดือน/ปี พ.ศ. ที่เปิดปิดแฟ้ม
เช่น 2 มกราคม - 29 ธันวาคม 2560
(5) เลขทะเบียนรับ ให้เว้นว่าง ไม่ต้องลงรายละเอียด
(6) เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องแฟ้มเอกสาร
(7) การพิจารณา ให้คณะกรรมการทำลายเอกสารลงผลการพิจารณา
(8) หมายเหตุ ให้ลงข้อความอื่นใด(ถ้ามี)
3.การแจ้งผลการสำรวจให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมหรือผู้ว่าราชการจังหวัด
พิจารณา
เมื่อจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสร็จเรียบร้อยแล้ว ในกรณีราชการส่วนกลางให้จัดทำ
บันทึกเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือในกรณีราชการบริหารส่วนภูมิภาค
ให้เสนอผู้ว่าราชการจังหวัด พร้อมบัญชีหนังสือขอทำลาย และเสนอรายชื่อ
คณะกรรมการทำลายเอกสาร
4.หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมหรือผู้ว่าราชการจังหวัดแต่งตั้งคณะกรรมการ
ทำลายเอกสาร
คณะกรรมการทำลายเอกสารประกอบด้วยประธานกรรมการ 1 คน และคณะกรรมการ
อย่างน้อย 2 คน รวม 3 คน ก็ได้ คณะกรรมการทำลายเอกสารโดยปกติให้แต่งตั้ง
จากข้าราชการระดับ 3 หรือเทียบเท่าขึ้นไป
หน้าที่ของคณะกรรมการทำลายเอกสาร
(1)พิจารณาเอกสารที่ขอทำลายตามบัญชีหนังสือขอทำลาย การพิจารณามี 2 กรณี
คือ ควรทำลาย ให้ทำเครื่องหมาย (x) ในช่องการพิจารณาในบัญชีหนังสือขอทำลาย
ไม่ควรทำลาย ในกรณีขยายเวลาการเก็บหรือห้ามทำลาย ให้แก้ไขอายุการเก็บ
หรือระบุไว้ว่า "ห้ามทำลาย" ในช่องการพิจารณาในบัญชีหนังสือขอทำลาย
โดยให้ประธานกรรมการทำลายหนังสือลงลายมือชื่อกำกับการแก้ไข
(2)รายงานผลการพิจาณา ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมหรือผู้ว่าราชการจังหวัด
พิจารณาสั่งการต่อไป
(3)เมื่อได้รับอนุมัติให้ทำลายหนังสือแล้ว รายงานผู้อนุมัติทราบ
5.การพิจารณาสั่งการของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมหรือผู้ว่าราชการจังหวัด
เมื่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมหรือผู้ว่าราชการจังหวัดได้รับรายงานการขอทำลาย
เอกสารจากหน่วยงานของรัฐให้ดำเนินการ ดังนี้
5.1 หากพิจารณาเห็นว่าหนังสือฉบับใดควรขยายเวลาการเก็บหรือห้ามทำลาย
ให้สั่งการส่วนราชการที่ขอทำลายเก็บเอกสารไว้ต่อไปจนกว่าจะครบระยะเวลาทำลาย
5.2 หากพิจารณาเห็นว่าหนังสือฉบับใดควรทำลาย ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทำลาย
ให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณาก่อน เว้นแต่เอกสารที่ได้รับ
ความตกลงเป็นหลักการไว้กับสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ส่วนราชการไม่ต้องส่งเรื่อง
ให้พิจารณา แต่จะส่งสำเนาเรื่องแจ้งผลการดำเนินการทำลายเอกสารตามข้อตกลง
เพื่อให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เก็บไว้เป็นสถิติการทำลายเอกสารต่อไป
6.ผลการพิจารณาของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ มีหน้าที่พิจารณาคัดเลือกเอกสารประวัติศาสตร์จาก
บัญชีหนังสือขอทำลายส่วนราชการส่งมาภายใน 60 วัน ในกรณีที่ต้องการข้อมูล
ประกอบการพิจารณาเพิ่มเติม สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ อาจส่ง
นักจดหมายเหตุไปสำรวจเอกสารหรือประสานขอทราบรายละเอียดเพิ่มเติม
ผลการพิจารณาของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ มี 2 กรณี คือ
6.1 ขอสงวนเอกสารประวัติศาสตร์ สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
จะมีหนังสือแจ้งผลการพิจารณาขอสงวนเอกสารประวัติศาสตร์ทั้งหมดหรือบางส่วน
ให้หน่วยงานของรัฐทราบและให้หน่วยงานขิงรัฐดำเนินการส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์
ที่ขอสงวนตามรายการที่ระบุไปในหนังสือให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
6.2 เห็นชอบให้ทำลายเอกสาร สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
พิจารณาบัญชีหนังสือขอทำลายแล้วไม่ประสงค์จะสงวนเอกสาร
สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ จะมีหนังสือแจ้งผลการพิจารณาให้หน่วยงาน
ของรัฐดำเนินการทำลายเอกสารนั้นได้ตามระเบียบต่อไป