ปัจจัยที่เป็นสาเหตุของความชำรุดของเอกสารจดหมายเหตุ
แบ่งได้ 2 ประการ 
1. ปัจจัยภายใน เป็นการเสื่อมชำรุดจากตัววัสดุเอง เช่น
    สารเคมีที่ใช้ในกระบวนการผลิต
2. ปัจจัยภายนอก  เป็นการเสื่อมชำรุดจากสิ่งแวดล้อม
    โดยรอบตัวเอกสาร
     2.1 มนุษย์ เป็นศัตรูสำคัญที่ทำให้เกิดการชำรุดเสื่อมสภาพ
           โดยตั้งใจและไม่ตั้งใจ เช่น 
            -  สะเพร่า มักง่าย ละเลย ไม่ดูแลรักษา
            - ไม่ระมัดระวังในการหยิบยก จับถือ เคลื่อนย้าย
            - เมื่อชำรุดซ่อมโดยไม่ถูกต้อง 
            - รับประทานอาหารเเล้วมาจับโดยไม่ล้างมือ
            - ขีดเส้นใต้หรือเขียนข้อความเพิ่มเติม
            -  พับมุมทำเครื่องหมายหน้าที่อ่านค้าง
            -  ใช้เทปกาวซ่อมเอกสารที่ฉีกขาด ซึ่งผ่านกาลเวลา
                จะเกิดรอยเปื้อนบนกระดาาขจัดออกได้ยาก
                เเละลอกเทปกาวออกทำให้ฉีกขาดมากขึ้น
       2.2  แมลง  เช่น เเมลงสามง่าม ปลวก แมลงสาป หนอนหนังสือ
                กัดเป็นรอยแหว่ง รอยพรุน รูโหว่ และรอยเปื้อนทางเดินปลวก
       2.3  สัตว์อื่น ๆ  นก หนู ค้างคาว ต่างมีบทบาททำลายทั้งทางตรงเเละ
              ทางอ้อม โดย หนู มีฟันแหลมคมที่กัดทำลายเอกสาร
              มูลของนกและค้างคาว ทำให้วัสดุสกปรก เปรอะเปื้อน สึกกร่อน
              และมีกลิ่นเหม็น  นกยังเป็นพาหะนำเเมลงหลายชนิดเข้ามาภายในอาคาร
       2.4   จุลินทรีย์  สิ่งมีชีวิตขนาดเล็ก มองไม่เห็นด้วยตาเปล่าต้องตรวจสอบ
               กล้องจุลทรรศน์ จุลินทรีย์มีบทบาทสำคัญในการทำลายเอกสาร
               เสื่อมสภาพ ได้เเก่  รา พบว่ามีการเจริญเติบโตในที่มีความชื้นสูง
               ทำให้กระดาษหมดความเหนียว ความเเข็งแรง กลายเป็นกระดาษ
               ที่เปื่อยยุ่ย ฉีกขาดง่าย
        2.5   อุณหภูมิและความชื้น  มีความสัมพันธ์เเละเกี่ยวเนื่องกัน
                อุณหภูมิ สูง ความชื้นสัมพัทธ์ ต่ำลง  กระดาษกรอบ
                อุณหภูมิ ต่ำ ความชื้นสัมพัทธ์ สูงขึ้น  กระดาษอ่อนนุ่ม ฉีกขาดง่าย
                จึงกำหนดอุณหภูมิ 55-70 องศาฟาเรนไฮต์
                เเละความชื้นสัมพัทธ์ประมาณ 55 เปอร์เซนต์
        2.6   แสงสว่าง  ทั้งแสงแดดและแสงสว่างจากหลอดไฟทำให้เอกสาร
                ชำรุดเสื่อมสภาพได้ แต่แสงสว่างจากหลอดไฟฟ้าไม่รุนแรงเท่า
                แสงแดด ซึ่งส่งผลทำให้กระดาษเปลี่ยนสี ขาดความเเข็งแรง กรอบ 
                เปราะ ฟอกจางสีหมึกที่ใช้เขียนหรือพิมพ์
        2.7   ก๊าซต่างๆ  ในบรรยากาศมีก๊าซต่่างๆ ปะปนอยู่มาก มีผลกระทบสำคัญ
                ทำให้เกิดชำรุดเสื่อมสภาพ  คาร์บอนไดออกไซด์ CO₂  
                ซัลเฟอร์ไดออกไซด์ SO₂   ไนโตรเจนไดออกไซด์ NO₂ ออกซิเจน O₂ 
                โอโซน O₃ ไฮโดรเจนซัลไฟด์ H₂S 
        2.8    ฝุ่นละออง  ในบรรยากาศมีฝุ่นละอองเเละอนุภาคแขวนลอย ทำให้
                 เอกสารเสื่อมสภาพได้ ฝุ่นละอองที่มีอนุภาคใหญ่ หรือแหลมคม
                 ทำให้เอกสารสึกกร่อน จากการ ขัด สี ครูด ถู  ฝุ่นละอองที่มีเขม่า
                 หรือควันจะมียางเหนียวๆ และยังเป็นแหล่งสะสมให้เกาะติดเพิ่ม
                 มากขึ้น
                        สำหรับหอจดหมายเหตุแห่งชาติเฉลิมพระเกียรติฯ สงขลา
                 ตั้งอยู่ในภาคใต้  ยังได้รับความชื้นจากฝนตกชุกในพื้นที่และ
                 ฝุ่นละอองที่มีเกลือปะปนมากับไอเค็มจากชายทะเล
                 ที่พัดมาตามลม เมื่อบรรยากาศมีความชื้นสูง ฝุ่นละอองจะดูด
                 ความชื้นเข้ามาทำให้วัสดุชื้น เเละทำให้เกิดปฏิกิริยาที่ส่งผลต่อ
                 การเสื่อมสภาพของเอกสาร
                         ทั้งนี้เอกสารที่จัดเก็บภายในหน่วยงานราชการใกล้ชายทะเล
                  ได้รับผลกระทบมากกว่าเอกสารที่เก็บในพื้นที่อื่น ๆ     
     
        ที่มา :  คู่มือวิชาการพื้นฐานการบริหารและจัดการงานจดหมายเหตุ 
                   หน้า 282-283