ขั้นตอนการส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์และขอทำลายเอกสารราชการ

          การส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์และการทำลายข้อมูลข่าวสารของราชการที่ไม่มีคุณค่า ถือเป็นขั้นตอนสำคัญ ในปัจจุบันหน่วยงานของรัฐจัดทำข้อมูลข่าวสารของราชการเพื่อใช้ในการปฏิบัติงานในวันหนึ่งๆ เป็นจำนวนมาก ด้วยเหตุนี้ จึงมีความจำเป็นที่หน่วยงานของรัฐต้องปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลข่าวสารของราชการอย่างเคร่งครัด เพื่อไม่ให้เป็นอุปสรรคในการปฏิบัติงาน โดยเริ่มตั้งแต่การควบคุมการผลิตข้อมูลข่าวสารของราชการเท่าที่จำเป็น พร้อมทั้งจัดให้มีระบบการจัดเก็บข้อมูลข่าวสารของราชการที่ดี สามารถค้นหาข้อมูลข่าวสารของราชการที่หมดความจำเป็นต้องเก็บรักษาไว้เพื่อใช้ในการปฏิบัติงาน และสามารถคัดเลือกเอกสารประวัติศาสตร์เพื่อส่งมอบให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติ ตลอดจนคัดเลือกเอกสารที่ไม่มีคุณค่าเพื่อขออนุมัติทำลายตามที่กฎหมายและระเบียบกำหนดได้อย่างเป็นระบบ

          เพื่อประสิทธิภาพในการบริหารงาน หน่วยงานของรัฐควรสำรวจข้อมูลข่าวสารของราชการที่หน่วยงานของรัฐไม่ประสงค์จะเก็บรักษา เนื่องจากหมดความจำเป็นในการปฏิบัติงานและครบอายุการเก็บตามที่กฎหมายและระเบียบได้กำหนดไว้ โดยสำรวจทุกปีอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง หรืออย่างน้อยทุก 6 เดือน ในกรณีข้อมูลข่าวสารลับ ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของหัวหน้าหน่วยงานของรัฐว่าจะดำเนินการสำรวจข้อมูลข่าวสารราชการในครั้งเดียวให้เสร็จสิ้นทั้งหน่วยงานหรือทยอยสำรวจทีละสำนัก กอง ฝ่าย งาน ก็ได้

          การสำรวจข้อมูลข่าวสารของราชการที่หน่วยงานของรัฐไม่ประสงค์จะเก็บรักษาเป็นขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยลดภาระการจัดเก็บและสถานที่เก็บ ตลอดจนการสิ้นเปลืองงบประมาณและบุคลากรโดยไม่จำเป็น หากหน่วยงานของรัฐดำเนินการสำรวจข้อมูลข่าวสารของราชการที่ครอบครองอยู่อย่างสม่ำเสมอ จะเป็นการเพิ่มประสิทธิ์ภาพการทำงานและช่วยให้เกิดภาพลักษณ์ที่ดีแก่สถานที่ทำงานด้วย

          ในปัจจุบัน หน่วยงานของรัฐหลายแห่งไม่ได้ดำเนินการสำรวจข้อมูลข่าวสารของราชการที่หมดความจำเป็นในการใช้ปฏิบัติงานและครบอายุการเก็บตามที่กฎหมายและระเบียบได้กำหนดไว้ อาจเนื่องมาจากประเด็นปัญหาดังต่อไปนี้

• กฎหมายที่เกี่ยวกับการส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์ไม่ได้กำหนดหลักเกณฑ์และวิธีการในการส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์ให้หน่วยงานของรัฐถือปฏิบัติ
• หัวหน้าหน่วยงานของรัฐไม่ให้ความสำคัญกับการจัดเก็บข้อมูลข่าวสารของราชการและไม่มีนโยบายที่ชัดเจนในเรื่องการส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์ให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติ
• หน่วยงานของรัฐไม่มีเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบการจัดเก็บข้อมูลข่าวสารของราชการโดยเฉพาะ และเจ้าหน้าที่ผู้ได้รับมอบหมายขาดความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับระเบียบที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บข้อมูลข่าวสารของราชการ รวมถึงไม่ทราบอายุการเก็บข้อมูลข่าวสารของราชการแต่ละประเภท จึงไม่กล้าตัดสินใจด้วยเกรงความผิด ตลอดจนไม่เข้าใจขั้นตอนการดำเนินการที่ถูกต้อง

          ดังนั้น นับจากวันที่ 1 มกราคม ของทุกปี หน่วยงานของรัฐควรสำรวจข้อมูลข่าวสารของราชการที่หน่วยงานไม่ประสงค์จะเก็บรักษา เนื่องจากไม่มีความจำเป็นที่จะต้องใช้เพื่อการปฏิบัติงาน เพื่อคัดแยกและจัดการข้อมูลข่าวสารของราชการที่หมดความจำเป็นต้องใช้เพื่อการปฏิบัติงานออกไปจากวัสดุครุภัณฑ์ที่เก็บเดิม และเพื่อเป็นการจัดเตรียมวัสดุครุภัณฑ์ที่มีอยู่ให้พร้อมสำหรับจัดเก็บข้อมูลข่าวสารของราชการที่จะจัดทำขึ้นหรือรับไว้เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานในปีปัจจุบันต่อไป

          อย่างไรก็ตาม เพื่อให้หน่วยงานของรัฐมีแนวทางปฏิบัติที่สามารถดำเนินการส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์และทำลายข้อมูลข่าวสารของราชการที่ไม่มีคุณค่า จึงสรุปขั้นตอนการดำเนินการโดยประมวลจากกฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวข้อง ได้ดังนี้   

          1. ภายใน 60 วันหลังสิ้นปีปฏิทิน ให้หน่วยงานสำรวจข้อมูลข่าวสารที่ไม่ประสงค์จะเก็บรักษาและครบอายุการเก็บ โดยพิจารณาจากกฎหมาย ระเบียบ หนังสือเวียน ตารางกำหนดอายุเอกสาร ความจำเป็นในการใช้งาน ฯลฯ

          2. จัดทำบัญชีสำรวจ อาทิ บัญชีเอกสารประวัติศาสตร์ บัญชีเอกสารสำรวจข้อมูลข่าวสารที่ไม่ประสงค์จะเก็บรักษา บัญชีสำรวจข้อมูลข่าวสารครอบอายุการเก็บ 75 ปี บัญชีสำรวจข้อมูลข่าวสารลับ ฯลฯ

          3. เสนอผลการสำรวจให้หัวหน้าหน่วยงานของรัฐพิจารณา

          4. แต่งตั้งคณะกรรมการทำลายเอกสาร อย่างน้อย 3 คน

         
















5. คณะกรรมการทำลายเอกสารพิจารณาตามรายการในบัญชี
6. หัวหน้าหน่วยงานของรัฐพิจารณาสั่งการ

          7. กรณีพิจารณาเห็นชอบให้ส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์หรือเห็นชอบให้ทำลาย ให้ส่งบัญชีสำรวจข้อมูลข่าวสารของราชการที่ไม่ประสงค์จะเก็บรักษา บัญชีสำรวจข้อมูลข่าวสารลับ หรือบัญชีสำรวจพร้อมเอกสารประวัติศาสตร์ ให้แก่หอจดหมายเหตุแห่งชาติ

          8. หอจดหมายเหตุแห่งชาติพิจารณาขอสงวนเอกสารประวัติศาสตร์หรือเห็นชอบให้ทำลาย

          9. กรณีพิจารณาขอสงวน หอจดหมายเหตุแห่งชาติจะแจ้งให้หน่วยงานส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์ โดยหลังรับเอกสารประวัติศาสตร์แล้ว จะตรวจรับและแจ้งผลให้หน่วยงานทราบ

          10. คณะกรรมการทำลายเอกสารดำเนินการทำลายข้อมูลข่าวสารของราชการที่ไม่มีคุณค่าโดยการเผา ขาย หรือย่อยเป็นเศษกระดาษ กรณีเป็นเอกสารลับ ให้จดแจ้งในทะเบียนควบคุมข้อมูลข่าวสารลับ และจัดทำใบรับรองการทำลายข้อมูลข่าวสารลับ

          11. รายงานผลการทำลายเอกสารให้หัวหน้าหน่วยงานทราบ

เอกสารอ้างอิง

กรมศิลปากร. 2549. การส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์และการทำลายข้อมูลข่าวสารของราชการที่ไม่มีคุณค่า, กรุงเทพฯ : บริษัทด่านสุทธาการพิมพ์ จำกัด.