๑. ชื่อโครงการ 

          โครงการเข้าร่วมประชุมและสัมมนาทางวิชาการของสภาการจดหมายเหตุสากล (International Council on Archives : ICA)

๒. วัตถุประสงค์

          ๒.๑ เพื่อเข้าร่วมการประชุมสัมมนาทางวิชาการของสภาการจดหมายเหตุสากล (ICA General Assembly) และ Forum of the National Archivists (FAN)

          ๒.๒ เพื่อศึกษาดูงานด้านจดหมายเหตุของ Archives of the Crown of Aragon

๓. กำหนดเวลา

          วันที่ ๑๐  – ๑๘ ตุลาคม ๒๕๕๗

๔. สถานที่

          - เมือง Girona ราชอาณาจักรสเปน

          - Archives of the Crown of Aragon เมืองบาร์เซโลนา ราชอาณาจักรสเปน

๕. หน่วยงานผู้จัด

          สภาการจดหมายเหตุสากล (International Council on Archives : ICA)

๖. หน่วยงานสนับสนุน

          สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร

๗. กิจกรรม

          ๗.๑ การเข้าร่วมประชุม Forum of the National Archives (FAN)

                   Forum of the National Archives (FAN) ได้รับการสนับสนุนให้จัดตั้งขึ้นตามธรรมนูญสภาการจดหมายเหตุ (International Council on Archives) เมื่อปี พ.ศ. ๒๕๕๖ โดยได้กำหนดบทบาทสำคัญขององค์กรนี้ในการจัดทำยุทธศาสตร์เพื่อเป็นแนวทางแก้ไขปัญหาการบริหารจัดการงานจดหมายเหตุ เพื่อให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติเป็นศูนย์เก็บข้อมูลจดหมายเหตุที่มีการบริหารจัดการที่ถูกต้อง มีความน่าเชื่อถือและโปร่งใส สมาชิกประกอบด้วยหอจดหมายเหตุแห่งชาติจากประเทศสมาชิกสภาการจดหมายเหตุ (International Council on Archives) คณะกรรมการบริหาร ประกอบด้วยผู้แทนที่ได้รับการเลือกตั้งมาจากผู้แทนสภาการจดหมายเหตุในแต่ละภูมิภาค ได้แก่ แอฟริกาและประเทศกลุ่มอาหรับ เอเชียและโอเชียเนีย ยุโรปและอเมริกาเหนือ ลาตินอเมริกาและแคริบเบียน และการคัดเลือกประธานและเลขานุการ วาระการประชุม Forum of the National Archives (FAN) จะกำหนดไว้ในการประชุมประจำปี ICA

                   การประชุม Forum of the National Archives (FAN) ในปี พ.ศ. ๒๕๕๗ ณ เมือง Girona ราชอาณาจักรสเปน เป็นการประชุมครั้งที่ ๒ นับจากการประชุมครั้งแรกที่กรุงบรัสเซล ประเทศเบลเยี่ยม มีสาระสำคัญ ได้แก่ การเลือกตั้งคณะกรรมการชุดใหม่ และการนำเสนอหัวเรื่องต่างๆ ต่อที่ประชุม ได้แก่ Fund for the International Development of Archives, Declassification of sensitive records, Fan Workspace, PERSIRI Project, News from the Working Group on Human Rights ในการประชุมครั้งนี้ได้มีการเลือกตั้งประธานคนใหม่ ซึ่งได้แก่ ผู้อำนวยการหอจดหมายเหตุแห่งชาติสาธารณรัฐสิงคโปร์

          ๗.๒ การเข้าร่วมประชุม ICA General Assembly

                   ผู้เข้าร่วมประชุมประกอบด้วยคณะกรรมการของสภาการจดหมายเหตุสากล (International Council on Archives) และผู้แทนจากประเทศสมาชิกทั่วโลกในระดับหอจดหมายเหตุแห่งชาติ หอจดหมายเหตุของหน่วยงาน องค์กรต่างๆ สาระการประชุมมีประเด็นสำคัญเกี่ยวกับรายงานของประธาน ICA รายงานกิจกรรมและการดำเนินงานของรองประธาน ICA รายงานของเลขานุการ ICA รายงานการเงิน สถานะสมาชิกและการชำระค่าสมาชิก การสนับสนุนแผนงานและโครงการเกี่ยวกับการบริหารจัดการเอกสาร ซึ่งในปัจจุบันให้ความสำคัญกับการบริหารเอกสารประเภทอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Records) การปรับปรุงธรรมนูญ ICA การปรับเปลี่ยนรูปแบบการออกเสียงของผู้แทนประเทศสมาชิก การรับสมาชิก ICA โครงการและกิจกรรมต่างๆโดยเน้นเรื่องธรรมาภิบาล เอกสารจดหมายเหตุอิเล็กทรอนิกส์และการอนุรักษ์ การจัดตั้งผู้เชี่ยวชาญแต่ละด้านเพื่อพิจารณาดำเนินโครงการและการจัดตั้ง The Programme Commission บทบาทของ the Fund for the International Development of Archives (FIDA) การสนับสนุนและให้ความร่วมมือแก่นักจดหมายเหตุในประเทศสมาชิก ๑๑ ประเทศ การจัดทำ e-newsletter นอกจากนั้นได้มีการแนะนำผู้แทนจากหอจดหมายเหตุแห่งชาติเกาหลีซึ่งจะเป็นเจ้าภาพจัด ICA Congress ในปี พ.ศ. ๒๕๕๙

          ๗.๓ การเข้าร่วมสัมมนาในหัวข้อวิชาการจดหมายเหตุ ได้แก่

                   การสัมมนาทางวิชาการจดหมายเหตุ ซึ่งคณะผู้แทนจากสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ประเทศไทย ได้เข้าร่วมการสัมมนาประกอบด้วยหัวข้อต่างๆ ได้แก่ Protect and Enable opening up the National, Digital Preservation on the Cloud, Learning and Networking : Preservation Planning for audiovisual collections, A(nother) Quest for Power : Photographic Documentation in Ottoman Empire, Archives online for users : towards a user – centered quality model including a comparative evaluation framework for user studies, Digital Cultural Heritage Works and Object Description within the scope of Europeana ฯลฯ

          ๗.๔ การเข้าร่วม workshops หัวข้อ

                   - Understanding Digital Records Preservation Inititive

                   - ICA – Reg Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments

                   - The PARBICA Good Recordkeeping for Good Governance Toolkit

๘. คณะผู้แทนไทย

          ๘.๑ นางสาวนัยนา แย้มสาขา                ผู้อำนวยการสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

          ๘.๒ นางสาวกรพินธุ์ ทวีตา                   นักจดหมายเหตุ ชำนาญการพิเศษ

๙. สรุปสาระของกิจกรรม

          คณะผู้แทนสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ได้เข้าร่วมประชุมและการสัมมนา ดังนี้

          ๙.๑ การประชุม Forum of The National Archives (FAN) วันอาทิตย์ที่ ๑๒ ตุลาคม ๒๕๕๗

                    Forum of The National Archives (FAN) ได้รับการสนับสนุนให้จัดตั้งขึ้นตามธรรมนูญของ ICA  เมื่อปี พ.ศ. ๒๕๕๖ เป็นองค์กรที่ทำหน้าที่จัดทำยุทธศาสตร์สำคัญเพื่อเป็นรูปแบบให้ประเทศสมาชิก สามารถนำไปใช้เพื่อการพัฒนาการบริหารจัดการจดหมายเหตุในยุคโลกาภิวัฒน์ ประกอบด้วยหอจดหมายเหตุแห่งชาติหรือหอจดหมายเหตุส่วนกลางของประเทศสมาชิก ICA ประธาน FAN เป็นคณะกรรมการของ ICA Executive Board และ Programme Commission คณะกรรมการบริหาร FAN ประกอบด้วยคณะกรรมการที่ได้รับการเลือกตั้งมาจากผู้แทนสภาการจดหมายเหตุในแต่ละภูมิภาค ทุก ๔ ปี ได้แก่ แอฟริกา และประเทศกลุ่มอาหรับ เอเชียและโอเชียเนีย ยุโรปและอเมริกาเหนือ ลาตินอเมริกาและแคริบเบียน

          ๙.๒ การประชุม ICA General Assembly  ผู้เข้าร่วมประกอบด้วยคณะกรรมการของสภาการจดหมายเหตุสากล (International Council on Archives) และผู้แทนจากประเทศสมาชิกทั่วโลกในระดับหอจดหมายเหตุแห่งชาติ หอจดหมายเหตุของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ สาระการประชุมมีประเด็นสำคัญเกี่ยวกับรายงานของประธาน ICA รายงานกิจกรรมและการดำเนินงานของรองประธาน ICA รายงานของเลขานุการ ICA รายงานการเงิน สถานะสมาชิกและการชำระค่าสมาชิก การสนับสนุนแผนงานและโครงการเกี่ยวกับการบริหารจัดการเอกสาร ซึ่งในปัจจุบันให้ความสำคัญกับการบริหารเอกสารประเภทอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Records) การปรับปรุงธรรมนูญ ICA การปรับเปลี่ยนรูปแบบการออกเสียงของผู้แทนประเทศสมาชิก การรับสมาชิก ICA เพิ่ม โครงการและกิจกรรมโดยเน้นเรื่องธรรมาภิบาลเอกสารจดหมายเหตุอิเล็กทรอนิกส์และการอนุรักษ์ การจัดตั้งผู้เชี่ยวชาญตามประเด็นดังกล่าวเพื่อพิจารณาดำเนินโครงการและจัดตั้ง the Programme Commission บทบาทของ the Fund for the International Development of Archives (FIDA) การสนับสนุนและให้ความช่วยเหลือแก่นักจดหมายเหตุในประเทศสมาชิก ๑๑ ประเทศ การจัดทำ e-newsletter นอกจากนั้นได้มีการแนะนำผู้แทนจากหอจดหมายเหตุแห่งชาติเกาหลี ซึ่งจะเป็นเจ้าภาพจัด ICA Congress ในปี พ.ศ. ๒๕๕๙

          ๗.๓ การเข้าร่วมสัมมนาในหัวข้อวิชาการจดหมายเหตุ ได้แก่  การสัมมนาทางวิชาการจดหมายเหตุได้กำหนดให้มีขึ้นพร้อมกับการประชุม ICA General Assembly โดยใช้ชื่อว่า Archives and Cultural Industries ประกอบด้วยหัวเรื่องสำคัญที่เกี่ยวงานจดหมายเหตุประมาณ ๑๖๐ เรื่อง เป็นการนำเสนอตัวอย่างกรณีศึกษาของผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านจดหมายเหตุและผูแทนจากประเทศสมาชิก เช่น การแปลงเอกสารจดหมายเหตุประเภทภาพถ่ายและเอกสารลายลักษณ์เป็นอิเล็กทรอนิกส์ การบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการอนุรักษ์ การจัดการฐานข้อมูลจดหมายเหตุ โดยมีกรณีศึกษาตัวอย่างจากประเทศสมาชิก เช่น อังกฤษ ฝรั่งเศส สหรัฐอเมริกา สเปน ประเทศในแอฟริกา และประเทศยุโรป นอกจากนั้นยังมีการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการหัวข้อต่างๆ เช่น Image Quality Assessment in Digitization Records, Tronir and Trainer, The open souree platform toolkit supporting archives and cultural institutions to easily create and publish digital exhibitions, Understanding Digital Records Preservation initiative, Principles and Functional Requirements for Records in Electronic office Environments.

          ๙.๔ การศึกษาดูงาน ณ Archivo dela Corona de Aragon วันศุกร์ที่ ๑๗ ตุลาคม พ.ศ. ๒๕๕๗                     หอจดหมายเหตุแห่งนี้ตั้งอยู่ในเมือง Girona จัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุตั้งแต่สมัยยุคกลาง เป็นหอจดหมายเหตุที่จัดเก็บเอกสารการปฏิบัติงานของราชวงศ์ Aragon ตั้งแต่ศตวรรษที่ ๙ ถึงศตวรรษที่ ๒๐ เอกสารชุดสำคัญและเก่าสุดเป็นเอกสารในศตวรรษที่ ๑๓ เป็นภาษาละติน เอกสารเหล่านี้ได้มีการแปลเป็นภาษาสเปนเพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลได้ ปริมาณเอกสารในหอจดหมายเหตุทั้งหมดจำนวน ๖ กิโลเมตร ปัจจุบันหอจดหมายเหตุได้พิจารณาคัดเลือกเอกสารชุดสำคัญให้บริการผ่านระบบอินเตอร์เน็ต เอกสารเอกสารเหล่านี้ได้สแกนเป็น Digital file มีปริมาณ ๕ ล้านแผ่น และเอกสารสำคัญทั้งหมดได้จัดทำเป็นไมโครฟิล์มเรียบร้อยแล้ว คลังเก็บเอกสารจดหมายเหตุแยกส่วนจากส่วนการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ มีห้องเก็บเอกสารทั้งหมดจำนวน  ๑๒ ห้อง มีการควบคุมอุณหภูมิและความชื้นสัมพัทธ์ในห้องเก็บเอกสารและมีการตรวจสอบการควบคุมอุณภูมิและความชื้นสัมพัทธ์ประจำทุกสัปดาห์ กล่องใส่เอกสารจดหมายเหตุเป็น Acid free เพื่อให้เอกสารมีอายุยาวนาน เอกสารที่ชำรุดจะดำเนินการซ่อมแซมโดยใช้กระดาษสา (Tissue Paper) จากประเทศญี่ปุ่น และใช้ครุภัณฑ์เรียกว่า lift casting ซ่อมเฉพาะส่วนที่ชำรุดหรือเป็นรู  ในส่วนห้องบริการเป็นห้องขนาดใหญ่มีโต๊ะให้บริการสำหรับผู้ค้นคว้า จำนวน ๖๔ โต๊ะ มีฐานข้อมูลเพื่อให้บริการค้นคว้า กำหนดระเบียบเอกสาร ผู้ค้นคว้าสามารถขอยืมอ่านได้ ๙ ชิ้นต่อวัน

๑๐.  ข้อเสนอแนะจากการจัดกิจกรรม

          การเข้าร่วมกิจกรรมต่างๆ ณ เมือง Girona ราชอาณาจักรสเปน ได้แก่ การประชุม ICA General Assembly การประชุม Forum of the National Archives และการสัมมนาในหัวข้อมากกว่า ๑๐๐ เรื่อง รวมทั้งการเลือกเข้าร่วมประชุมสัมมนาเชิงปฏิบัติการ เป็นกิจกรรมสำคัญระดับโลก ที่มีผู้แทนจากประเทศสมาชิกเข้าร่วมมากกว่า ๑๐๐ ประเทศ จำนวน ๙๐๐ กว่าคน นับว่าเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อผู้แทนจากสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติที่ได้รับความรู้ด้านการบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุ การแปลงเอกสารจดหมายเหตุเป็น Digital File การจัดการฐานข้อมูลจดหมายเหตุ การเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตุสู่สาธารณะและการอนุรักษ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งในปัจจุบันสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติยังไม่ได้ดำเนินการในเรื่องนี้เนื่องจากเอกสารที่หน่วยงานของรัฐส่งมอบให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติเป็นเอกสารกระดาษ ๑๐๐% ในขณะที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติในหลายประเทศได้มีการรับมอบ และดำเนินการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การวิเคราะห์ใช้โปรแกรมและครุภัณฑ์ที่เหมาะสมกับเอกสารจดหมายเหตุอิเล็กทรอนิกส์ การวางแผน กำหนดแนวทางการอนุรักษ์เอกสาร เนื่องด้วยงบประมาณที่จำกัดนักจดหมายเหตุของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติไม่สามารถเข้าร่วมกิจกรรมนี้ได้ทุกคน สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติจึงสมควรพิจารณาจัดทำโครงการโดยเชิญผู้เชี่ยวชาญจากหอจดหมายเหตุแห่งชาติในต่างประเทศมาเป็นวิทยากร เผยแพร่ความรู้ในเรื่องการจัดการเอกสารจดหมายเหตุอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้นักจดหมายเหตุของประเทศไทยได้รับความรู้อย่างทั่วถึงและสามารถเตรียมความพร้อมเพื่อนำไปสู่การบริหารจัดการจดหมายเหตุในยุคใหม่

                                                นางสาวกรพินธุ์ ทวีตา ผู้สรุปรายงานการเดินทางไปราชการ