เมื่อหน่วยงานของรัฐได้รับหนังสือแจ้งตอบผลการพิจารณาจากสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ให้หน่วยงานของรัฐจัดทำหนังสือส่งมอบพร้อมเอกสารตามรายการที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ขอสงวนไว้ และรอหนังสือแจ้งตอบผลการตรวจรับเอกสารว่าถูกต้องครบถ้วนตามรายการที่ ขอสงวนจากสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เสียก่อนจึงจะดำเนินการทำลายเอกสารได้ *** สำหรับหน่วยงานรัฐในพื้นที่จังหวัดชุมพร สุราษฎร์ธานี นครศรีธรรมราช พัทลุง สงขลา และสตูล อยู่ในความรับผิดชอบของหอจดหมายเหตุแห่งชาติเฉลิมพระเกียรติฯ สงขลา ให้ติดต่อที่ หอจดหมายเหตุแห่งชาติเฉลิมพระเกียรติฯ สงขลา การส่งมอบเอกสารขอสงวนให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร (หอจดหมายเหตุแห่งชาติเฉลิมพระเกียรติฯ สงขลา) ให้หน่วยงานของรัฐปฏิบัติตามขั้นตอนการเตรียมการส่งมอบเอกสารที่แนบไปกับหนังสือแจ้งตอบ ผลการพิจารณาขอสงวนเอกสารของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร มี ๖ ขั้นตอนดังแผ่นภาพ อินโฟกราฟิก นี้ เรียบเรียง โดย นางสาวเพ็ญทิพย์ ชุมเทพ นักจดหมายเหตุ อินโฟกราฟิก โดย นายวีรวัฒน์ เหลาธนู นักจดหมายเหตุปฏิบัติการ