การทำลายเอกสารหรือหนังสือราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ข้อ ๖๖ - ๗๐ และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๓) พ.ศ. ๒๕๖๐ ข้อ ๔ เอกสารของหน่วยงานที่ครบอายุการจัดเก็บตามตารางกำหนดอายุการเก็บเอกสารขององค์กรและหมดความจำเป็นที่จะต้องเก็บรักษาไว้ก็ควรทำลายด้วยวิธีการที่เหมาะสมตามวิธีปฏิบัติที่หน่วยงานกำหนด การทำลายต้องมีหลักเกณฑ์มีการควบคุมกันอย่างรัดกุมนับตั้งแต่เริ่มขนย้ายไปจนถึง ทำลายแล้วเสร็จ เพราะอาจเกิดความเสียหายตามมา อาทิ เอกสารสำคัญถูกทำลายโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ข้อ ๖๖ - ๗๐ กำหนดว่าภายใน ๖๐ วัน หลังจากสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการจัดเก็บหนังสือ สำรวจหนังสือที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้น ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือฝากเก็บไว้ที่ ***กองหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แล้วจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม เพื่อพิจารณา แต่งตั้งคณะกรรมการทำลาย ***หนังสือ สำหรับขั้นตอนการทำลายหนังสือราชการ นั้นสามารถ ดูได้ในแผ่นภาพ อินโฟกราฟฟิค .ในรูป หอจดหมายเหตุแห่งชาติเฉลิมพระเกียรติฯ สงขลานั้น ได้รับมอบหมายให้ ดูแล พิจารณาขอทำลาย เเละขอสงวนเอกสารราชการของหน่วยงานราชการในพื้นที่ ๖ จังหวัด ได้แก่ ชุมพร สุราษฎร์ธานี นครศรีธรรมราช พัทลุง สงขลา เเละสตูล นางสาวเพ็ญทิพย์ ชุมเทพ นักจดหมายเหตุ เรียบเรียง นายวีรวัฒน์ เหลาธนู นักจดหมายเหตุปฏิบัติการ ทำภาพอินโฟกราฟฟิก ***หนังสือ คือ หนังสือราชการ หรือเอกสารราชการ ***กองหอจดหมายเหตุแห่งชาติ คือ สำนักหอจดหมายเหตุในปัจจุบัน เรียกชื่อนี้ตามที่กำหนดในกฎกระทรวงแบ่งส่วนราชการกรมศิลปากร พ.ศ. ๒๕๔๕ สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ฝ่ายบบริหารเอกสาร หอจดหมายเหตุแห่งชาติเฉลิมพระเกียรติ สมเด็จพระนางเจ้าสิริกิติ์ พระบรมราชินีนาถ สงขลา โทร ๐ ๗๔๒๑ ๒๔๗๙ ต่อ ๑๐๒ โทรสาร ๐ ๗๔๒๑ ๒๑๘๒