รายงานการเดินทางไปราชการ ณ ประเทศมาเลเซีย

๑. ชื่อโครงการ 

          MALAYSIAN TECHNICAL COOPERATION PROGRAMME (MTCP)

๒. วัตถุประสงค์

          ๒.๑ แลกเปลี่ยนประสบการณ์ในการพัฒนาด้านจดหมายเหตุกับนานาประเทศ                      
          ๒.๒ สนับสนุนในการพัฒนาเทคนิคการดำเนินงาน

          ๒.๓ สร้างความร่วมมือระหว่างประเทศมาเลเซียและประเทศที่กำลังพัฒนา

๓. กำหนดเวลา

          ระหว่างวันที่ ๒-๑๕ สิงหาคม ๒๕๕๘

๔. สถานที่

          ๔.๑  ห้อง Jusmine Bunga โรงแรม Seri Pacific กรุงกัวลาลัมเปอร์

          ๔.๒  The National Archives of Malaysia

          ๔.๓  The Wisma Putra, Putrajaya

          ๔.๔  Memorial Tun Abdul Razak

          ๔.๕  Galeria Sri Perdana

          ๔.๖  Malacca

๕. หน่วยงานผู้จัด

          National Archives of Malaysia

๖. หน่วยงานสนับสนุน

          Ministry of Foreign Affairs Malaysia

๗. กิจกรรม

          อบรมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และการแปลงข้อมูลจากเอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับไปสู่ระบบดิจิทัล

๘. คณะผู้แทนไทย

          นางวิรัลยา เชี่ยวสุขตระกูล นักจดหมายเหตุชำนาญการ สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

๙. สรุปสาระของกิจกรรม

          การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มีวิธีการจัดการใน ๒ ลักษณะ คือ

          ๑. การจัดการเอกสารที่เกิดขึ้นในรูปอิเล็กทรอนิกส์ หรือเรียกว่า Born digital เป็นการดำเนินงานระหว่างหอจดหมายเหตุแห่งชาติร่วมกับกระทรวงต่างๆ เพื่อให้การรับมอบเอกสารตั้งแต่การผลิต การรับส่ง การจัดเก็บในระยะยาว โดยมีการกำหนดอายุของเอกสารยึดหลักตารางกำหนดอายุเอกสารเป็นเกณฑ์ ซึ่งเกณฑ์การกำหนดอายุเอกสารจะมีการกำหนดรหัสของหัวข้อเอกสาร โดยใช้ทุกกระทรวง และทุกหน่วยงาน เพื่อกำหนดรหัสเอกสารแต่แรกเริ่ม ตารางกำหนดอายุเอกสารจะเป็นเครื่องมือในการกำหนดอายุของเอกสารในการจัดเก็บหรือทำลายเอกสาร มีเจ้าหน้าที่ Records Manager ในการควบคุมดูแลการดำเนินงานจากกระทรวงต่างๆ เพื่อจัดการเอกสารสู่ระบบจดหมายเหตุ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จึงสำคัญและอำนวยประโยชน์ต่อการจัดเก็บรักษาเอกสารสำคัญที่อยู่ในรูปอิเล็กทรอนิกส์ให้คงอยู่และใช้ประโยชน์ทางประวัติศาสตร์ได้มากที่สุด ทั้งนี้ ประเทศที่เข้าร่วมอบรมมีการดำเนินงานในลักษณะคล้ายกับประเทศมาเลเซีย ประกอบด้วย ประเทศฟิลิปปินส์ และอินโดนีเซีย แต่ประเทศฟิลิปปินส์จะใช้โปรแกรมในลักษณะ open source

          ๒.  การแปลงข้อมูลจากเอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับไปสู่ระบบดิจิทัล หรือ Digitization เป็นวิธีการสแกนเอกสารและภาพ จัดเก็บในรูปแบบ jpg สำหรับบริการ และ tiff สำหรับจัดเก็บเป็นไฟล์ต้นฉบับ โดย tiff จะไม่มีการดัดแปลงใดๆ สำหรับเสียงจะแปลงไปสู่รูปแบบ wav และ mp3 และภาพเคลื่อนไหวจะแปลงไปสู่ในรูป mp2 และ mp4

          การดำเนินงานในการเข้าสู่ระบบดิจิทัล จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดเตรียมทรัพยากรบุคคล งบประมาณ อุปกรณ์ การดูแลรักษา และการป้องกันจากปัจจัยภายใน ภายนอก รวมถึงภัยธรรมชาติ

          ข้อมูลในรูปดิจิทัลง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูล การกำหนดรหัสผ่านและการใช้ลายน้ำจึงเป็นสิ่งที่สามารถช่วยได้ในการเรื่องของลิขสิทธิ์และกำหนดการใช้งาน แม้แต่ไฟล์เสียงและภาพเคลื่อนไหวก็ต้องใส่ลายน้ำ เพื่อแสดงให้เห็นถึงแหล่งที่มาของเอกสาร

          คลังเอกสารจดหมายเหตุ แม้แต่คลังที่จัดเก็บไฟล์ดิจิทัล หอจดหมายเหตุแห่งชาติประเทศมาเลเซียได้กำหนดคนเข้าออกอย่างเข้มงวด ไม่เปิดให้บุคลากรทั้งภายในและภายนอกเข้าออกได้สะดวก

          การแปลงไฟล์หนังสือและเอกสารจะใช้โปรแกรม Omniscan V12.4 โดยทำการสแกน ๑ ครั้ง ได้ไฟล์เอกสารหรือหนังสือรูปแบบ tiff และ jpg ในคราวเดียวกัน จากนั้น ไฟล์ tiff จะส่งไปเก็บใน server เพื่อจัดเก็บเป็นต้นฉบับ ส่วน jpg จะถูกส่งไปยังอีก server เพื่อทำการปรับแต่ง โดยใช้วิธี crop ให้เอกสารมีสภาพที่น่าอ่าน เมื่อดำเนินการเรียบร้อยจะถูก save ไปจัดเก็บยัง server เดิม เพื่อนำออกใช้บริการต่อไป

          การบริการ จะมีการจัดพื้นที่สืบค้นด้วยระบบอินเตอร์เน็ตนอกห้องบริการ เมื่อสืบค้นได้รหัสเอกสารตามต้องการแล้ว ต้องเก็บของทุกชนิดไว้ในล็อกเกอร์ที่จัดให้ โดยผู้ยืมกุญแจล็อกเกอร์จะต้องทำการลงทะเบียนโดยวิธีการกรอกด้วยมือ จากนั้นเข้าไปยังห้องบริการ ซึ่งอนุญาตให้นำดินสอและเครื่องคอมพิวเตอร์พกพาเข้าไปข้างในเท่านั้น สำหรับมือถือหรืออุปกรณ์ชนิดอื่นงด เมื่อเข้าไปภายในจะพบห้องบัญชีสืบค้นสำหรับผู้ที่ต้องการสืบค้นด้วยระบบเดิม ภายในจะบรรจุด้วยบัญชีเอกสารจดหมายเหตุทุกประเภท จากนั้น เมื่อได้รหัสเอกสารแล้วสามารถติดต่อที่เคาท์เตอร์บริการ เพื่อแจ้งความประสงค์ขอใช้เอกสาร โดยข้อมูลใดที่ได้มีการแปลงเป็นรูปดิจิทัลแล้วจะไม่อนุญาตให้ใช้เอกสารต้นฉบับ และสามารถขอทำสำเนาโดยกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มแจ้งเคาท์เตอร์ สำหรับห้องไมโครฟิล์มและห้องอ่านหนังสือพิมพ์ จะจัดพื้นที่ในลักษณะเป็นห้องมิดชิด เพื่อป้องกันเสียงในการทำงานของเครื่องอ่านไมโครฟิล์ม และเสียงชัตเตอร์ของกล้องที่จะต้องแจ้งขออนุญาตเจ้าหน้าที่ในกรณีขอถ่ายภาพหนังสือพิมพ์

๑๐. ข้อเสนอแนะจากการจัดกิจกรรม

          ๑๐.๑ กิจกรรมเป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลเพื่อศึกษาความก้าวหน้าในงานจดหมายเหตุระหว่าง         หอจดหมายเหตุแห่งชาติของประเทศในแถบภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ จึงจำเป็นต้องกำหนดบุคลากรที่ดำเนินงานด้านจดหมายเหตุเข้าร่วมกิจกรรม เพื่อให้มีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของกิจกรรม ดังเช่น ผู้แทนสาธารณรัฐประชาชนลาวส่งบุคลากรด้าน IT ที่ไม่ได้มาจากหอจดหมายเหตุแห่งชาติ จึงไม่สามารถตอบข้อซักถามของวิทยากรได้ และยากต่อการบรรลุเป้าประสงค์ของผู้จัดในการนำเทคนิคไปดำเนินงานด้านจดหมายเหตุ

          ๑๐.๒ ตามที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติเสนอให้แต่ละประเทศสมาชิกเสนอบุคลากร จำนวน ๒ คน มาร่วมกิจกรรม เป็นโอกาสในการพัฒนาทักษะด้านจดหมายเหตุแก่บุคลากรด้านจดหมายเหตุ ซึ่งในบางประเทศจะมีผู้เข้าร่วมกิจกรรมประกอบด้วยผู้สามารถใช้ทักษะภาษาอังกฤษ ๑ คน และผู้ที่ขาดทักษะภาษาอังกฤษ ๑ คน ซึ่งระหว่างการอบรมจะมีการช่วยเหลือกันในกลุ่มประเทศสมาชิกในการอธิบายให้กับผู้ที่ขาดทักษะ แล้วนำสู่การแลกเปลี่ยนความรู้ในงานด้านจดหมายเหตุกับผู้ที่ขาดทักษะภาษาอังกฤษแต่มีความชำนาญในจดหมายเหตุ ดังเช่นการอบรมในครั้งนี้ ผู้แทนประเทศไทยแปลเป็นภาษาไทยให้กับผู้แทนลาว ผู้แทนลาวแปลเป็นภาษาเวียดนาม ด้วยลักษณะงานเหมือนกันจึงง่ายต่อการอธิบายในหลากหลายรูปแบบ

          ๑๐.๓ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นสิ่งที่ตรงกับวัตถุประสงค์ของแผนการดำเนินงานของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ที่ต้องการปรับกลยุทธ์เข้าสู่ระบบดิจิทัล จึงทำให้ข้อมูลเป็นประโยชน์ต่อการดำเนินงาน ทั้งนโยบายในการแปลงข้อมูล โปรแกรมที่จะจัดการกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่จะรับมอบจากหน่วยงานต่างๆ แผนในการเตรียมการ ตลอดจนวิธีการกำหนดเลขหมู่หัวข้อสำหรับจัดทำตารางกำหนดอายุเอกสาร

          ๑๐.๔ การเดินทางในครั้งนี้ได้รับการสนับสนุนทุนจริง แต่ผู้เดินทางควรเตรียมสำรองงบประมาณส่วนตัวด้วย เนื่องจากได้รับค่าเบี้ยเลี้ยงก่อนวันเดินทางกลับ ๒ วัน ค่าอาหารเย็นต้องรับผิดชอบทุกมื้อ บางวันต้องรับผิดชอบค่าอาหารกลางวันและค่าเดินทางเอง ซึ่งค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง