เอกสารจดหมายเหตุคืออะไร?

 

          เอกสารจดหมายเหตุ หมายถึง ข้อมูลทุกรูปแบบที่หน่วยงานผลิตขึ้นใช้ในการปฏิบัติงาน แต่สิ้นกระแสการปฏิบัติงานแล้ว และได้รับการประเมินว่ามีคุณค่าเป็นข้อมูลชั้นต้นที่แสดงถึงการดำเนินงานและพัฒนาการของหน่วยงานนั้นๆ รวมถึงเอกสารส่วนบุคคลที่ได้รับมอบจากบุคคลสำคัญหรือทายาท ซึ่งมีคุณค่าต่อการศึกษา ค้นคว้า วิจัย ประวัติศาสตร์ของหน่วยงานและบุคคล โดยสามารถแบ่งประเภทเอกสารจดหมายเหตุได้เป็น

 

          1.เอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์อักษร คือ เอกสารที่สื่อความหมายเนื้อหาด้วยลายลักษณ์อักษร อาจเป็นตัวเขียนหรือตัวพิมพ์ เอกสารประเภทนี้ อาทิ เอกสารโต้ตอบ เอกสารการประชุม รายงาน บทความ ฯลฯ

 

               2.เอกสารจดหมายเหตุประเภทโสตทัศนจดหมายเหตุ คือ เอกสารที่สื่อความหมายเนื้อหาด้วยภาพหรือเสียง เอกสารประเภทนี้ อาทิ ภาพถ่าย ฟิล์ม (เนกาทีฟและภาพยนตร์) สไลด์ โปสเตอร์ ปฏิทิน บัตรอวยพร แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ ฯลฯ

 

                    3.เอกสารจดหมายเหตุประเภทแผนที่ แผนผัง เอกสารประเภทนี้ อาทิ แผนที่ แผนผัง แบบแปลน พิมพ์เขียว ฯลฯ

 

                         4.เอกสารจดหมายเหตุประเภทวัสดุคอมพิวเตอร์ คือเอกสารที่บันทึกข้อมูลและค้นหาข้อมูลที่บันทึกไว้ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ เอกสารประเภทนี้ อาทิ ซีดี วีซีดี แผ่นดิสก์ ฯลฯ

 

 

 

ความสำคัญของเอกสารจดหมายเหตุ

 

- เป็นหลักฐานอ้างอิงการปฏิบัติงานและพัฒนาการของหน่วยงาน เช่น ประวัติการจัดตั้งหน่วยงาน นโยบาย โครงการและกิจกรรมที่ปฏิบัติ ฯลฯ

 

- เป็นประโยชน์ต่อความมั่นคงของชาติ เช่น เอกสารเกี่ยวกับเขตแดน ฯลฯ

 

- เป็นประโยชน์ด้านการคุ้มครองสิทธิ์ เช่น เอกสารเกี่ยวกับที่ดิน ฯลฯ

 

- เป็นหลักฐานอ้างอิงเพื่อการศึกษา ค้นคว้า วิจัย ทั้งในด้านการเมือง เศรษฐกิจ สังคม วัฒนธรรม และการศึกษาเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในท้องถิ่นต่างๆ

 

 

ที่มาของเอกสารจดหมายเหตุ

 

· รับมอบจากหน่วยงานภาครัฐและเอกชน รวมถึงเอกสารของสมาคม มูลนิธิต่างๆ

 

· รับมอบจากบุคคลสำคัญหรือทายาทเป็นผู้บริจาคหรือมอบให้โดยพินัยกรรม ซึ่งเป็นเอกสารแสดงให้เห็นถึงประวัติและผลงานของบุคคลนั้น

 

· จัดซื้อเอกสารเพื่อให้ข้อมูลประเทศครบถ้วนสมบูรณ์ โดยจัดซื้อต้นฉบับหรือจัดทำสำเนาเอกสาร

 

· จากการแลกเปลี่ยนเอกสาร โดยมีการทำข้อตกลงระหว่างหน่วยงาน เช่น โครงการแลกเปลี่ยนเอกสารจดหมายเหตุระหว่างประเทศไทยกับประเทศรัสเซีย

 

· หอจดหมายเหตุแห่งชาติจัดทำขึ้น อาทิ บันทึกจดหมายเหตุเหตุการณ์สำคัญ บันทึกประวัติศาสตร์บอกเล่า ฯลฯ

 

 

 

เอกสารอ้างอิง

 

กรมศิลปากร. 2550. คู่มือการจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ, กรุงเทพฯ: บริษัท อมรินทร์พริ้นติ้งแอนด์พับลิชชิ่ง จำกัด (มหาชน). 

 

กรมศิลปากร. 2551. คู่มือการจัดตั้งหอจดหมายเหตุท้องถิ่นและการจัดทำบันทึกจดหมายเหตุเหตุการณ์สำคัญ, กรุงเทพฯ:สำนักงานปลัดกระทรวงวัฒนธรรม.