รายงานการเดินทางไปราชการ ณ ประเทศไอซ์แลนด์

๑. ชื่อโครงการ

          โครงการเข้าร่วมการประชุมและสัมมนาทางวิชาการของสภาการจดหมายเหตุสากล (International Council on Archives : ICA)

๒. วัตถุประสงค์

          ๒.๑ เพื่อเข้าร่วมประชุมและสัมมนาทางวิชาการของสภาการจดหมายเหตุสากล ICA General Assembly และ Forum of the National Archivists (FAN)

          ๒.๒ เพื่อศึกษาดูงานด้านจดหมายเหตุของ National Archives of Iceland

๓. กำหนดเวลา

          วันที่ ๒๘ กันยายน – วันที่ ๓ ตุลาคม พุทธศักราช ๒๕๕๘

๔. สถานที่

          - Hilton Reykjavik Nordica Hotel, เมือง Reykjavik, Iceland

          - National Archives of Iceland

๕. หน่วยงานผู้จัด

          สภาการจดหมายเหตุสากล (International Council on Archives : ICA)

๖. หน่วยงานสนับสนุน

           สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร

           สำนักบริหารกลาง กรมศิลปากร

๗. คณะผู้แทนไทย

          คณะผู้แทนไทยในการดำเนินโครงการเข้าร่วมการประชุมและสัมมนาทางวิชาการของสภาการจดหมายเหตุสากล (International Council on Archives : ICA) จำนวน ๒ ราย ดังนี้

          ๗.๑ นางสาวนัยนา แย้มสาขา      ผู้อำนวยการสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

          ๗.๒ นางสาวกรพินธุ์ ทวีตา         นักจดหมายเหตุ ระดับชำนาญการพิเศษ

๘. กิจกรรม

          กิจกรรมในการดำเนินโครงการเข้าร่วมการประชุมและสัมมนาทางวิชาการของสภาการจดหมายเหตุสากล (International Council on Archives : ICA) ประกอบด้วยกิจกรรม ดังนี้

๘.๑ การเข้าร่วมประชุม Forum of the National Archives (FAN)

                   Forum of the National Archives (FAN) ได้รับการสนับสนุนให้จัดตั้งขึ้นตามธรรมนูญสภาการจดหมายเหตุ (International Council on Archives) เมื่อปี พ.ศ. ๒๕๕๖ โดยได้กำหนดบทบาทสำคัญขององค์กรนี้ในการจัดทำยุทธศาสตร์เพื่อเป็นแนวทางแก้ไขปัญหาการบริหารจัดการงานจดหมายเหตุ เพื่อให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติเป็นศูนย์เก็บข้อมูลจดหมายเหตุที่มีการบริหารจัดการที่ถูกต้อง มีความน่าเชื่อถือและโปร่งใส สมาชิกประกอบด้วยหอจดหมายเหตุแห่งชาติจากประเทศสมาชิกสภาการจดหมายเหตุ (International Council on Archives) คณะกรรมการบริหาร ประกอบด้วยผู้แทนที่ได้รับการเลือกตั้งมาจากผู้แทนสภาการจดหมายเหตุในแต่ละภูมิภาค ได้แก่ แอฟริกาและประเทศกลุ่มอาหรับ เอเชียและโอเชียเนีย ยุโรปและอเมริกาเหนือ ลาตินอเมริกาและแคริบเบียน และการคัดเลือกประธานและเลขานุการ วาระการประชุม Forum of the National Archives (FAN) จะกำหนดไว้ในการประชุมประจำปี ICA                                                                    วันที่ ๒๗ กันยายน พุทธศักราช ๒๕๕๘  เป็นการประชุมครั้งที่ ๓  นับตั้งแต่ได้มีการจัดตั้งได้มีการจัดตั้ง FAN ขึ้นในพุทธศักราช ๒๕๕๖ เพื่อเป็นเวทีการประชุม การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเพื่อกำหนดแนวทางแก้ไขปัญหาการบริหารงานจดหมายเหตุของประเทศสมาชิก และกำหนดบทบาทขององค์กรนี้ให้เป็นศูนย์กลางข้อมูลจดหมายเหตุที่มีการบริหารจัดการอย่างถูกต้อง เป็นระบบ มีความน่าเชื่อถือและโปร่งใส สมาชิกประกอบด้วยหอจดหมายเหตุแห่งชาติจากประเทศสมาชิกสภาการจดหมายเหตุ (ICA)

          ๘.๒ การประชุม ICA General Assembly

                   การประชุม ICA General Assembly ผู้เข้าร่วมประชุมประกอบด้วยคณะกรรมการของสภาการจดหมายเหตุสากล (International Council on Archives) และผู้แทนจากประเทศสมาชิกทั่วโลกในระดับหอจดหมายเหตุแห่งชาติ หอจดหมายเหตุของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ สาระการประชุมประกอบด้วยประเด็นสำคัญเรื่องสมาชิกภาพซึ่งมีหลายระดับตั้งแต่หอจดหมายเหตุแห่งชาติ สมาคมระดับชาติหรือสมาคมระหว่างประเทศ                ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารเอกสารราชการและเอกสารจดหมายเหตุ และบุคคลทั่วไป สิทธิในการลงคะแนนในที่ประชุม General Assembly รายงานของประธาน ICA เกี่ยวกับการประชุม ICA พุทธศักราช ๒๕๕๗ ณ เมือง Girona ประเทศสเปน การประชุม International Event Commemorating the Centenary of World War One Documents รายงานกิจกรรมและการดำเนินงานของรองประธาน ICA รายงานของเลขานุการ ICA รายงานการเงิน สถานะสมาชิก การชำระค่าสมาชิก การเห็นชอบข้อบังคับระหว่างประเทศฉบับใหม่ การประชาสัมพันธ์นำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับประเทศสาธารณรัฐเกาหลีของผู้แทน หอจดหมายเหตุแห่งชาติเกาหลีซึ่งจะเป็นเจ้าภาพจัดการประชุม ICA ครั้งต่อไป ในหัวข้อ “Archive, Harmony and Friendship” ในเดือนกันยายน พุทธศักราช ๒๕ค๙ ณ กรุงโซล สาธารณรัฐเกาหลี

๙. สรุปสาระของกิจกรรม

          คณะผู้แทนจากสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ได้เข้าร่วมประชุมและสัมมนาทางวิชาการ ดังนี้

          ๙.๑ การประชุม Forum of The National Archives (FAN) วันที่ ๒๗ กันยายน พุทธสักราช ๒๕๕๘                    Forum of The National Archives (FAN) ได้รับการสนับสนุนให้จัดตั้งขึ้นตามธรรมนูญของ ICA  เมื่อปี พ.ศ. ๒๕๕๖ เป็นองค์กรที่ทำหน้าที่จัดทำยุทธศาสตร์สำคัญเพื่อเป็นรูปแบบให้ประเทศสมาชิก สามารถนำไปใช้เพื่อการพัฒนาการบริหารจัดการจดหมายเหตุในยุคโลกาภิวัฒน์ ประกอบด้วยหอจดหมายเหตุแห่งชาติหรือหอจดหมายเหตุส่วนกลางของประเทศสมาชิก ICA ประธาน FAN เป็นคณะกรรมการของ ICA Executive Board และ Programme Commission คณะกรรมการบริหาร FAN ประกอบด้วยคณะกรรมการที่ได้รับการเลือกตั้งมาจากผู้แทนสภาการจดหมายเหตุในแต่ละภูมิภาค ทุก ๔ ปี ได้แก่ แอฟริกา และประเทศกลุ่มอาหรับ เอเชียและโอเชียเนีย ยุโรปและอเมริกาเหนือ ลาตินอเมริกาและแคริบเบียน

          ๙.๒ การประชุม ICA General Assembly

                   ผู้เข้าร่วมประชุมประกอบด้วยคณะกรรมการของสภาการจดหมายเหตุสากล (International Council on Archives) และผู้แทนจากประเทศสมาชิกทั่วโลกในระดับหอจดหมายเหตุแห่งชาติ หอจดหมายเหตุของหน่วยงาน องค์กร สถาบันต่างๆ การประชุมครั้งนี้มีประเด็นสำคัญเกี่ยวกับรายงานการปฏิบัติหน้าที่ของประธาน การเข้าร่วมประชุม การสัมมนาด้านจดหมายเหตุในประเทศต่างๆ รายงานการจัดประชุม ICA General Assembly ณ เมืองกีโรนา (Girona) ประเทศสเปน ในเดือนกันยายน – ตุลาคม พุทธศักราช ๒๕๕๗ การสิ้นสุดวาระของเลขานุการและเหรัญญิก ICA รายงานของรองประธาน ICA รายงานของเลขานุการ ICA รายงานการเงิน สถานะสมาชิก การชะระค่าสมาชิก การสนับสนุนแผนงาน โครงการเกี่ยวกับการบริหารจัดการเอกสาร ซึ่งในปัจจุบัน ICA เน้นให้ความช่วยเหลือประเทศสมาชิกจากภูมิภาคแอฟริกา

          ๙.๓ การเข้าร่วมสัมมนาทางวิชาการจดหมายเหตุ

                   การสัมมนาทางวิชาการจดหมายเหตุได้กำหนดให้มีขึ้นพร้อมกับการประชุม ICA Genaral conference โดยใช้ชื่อว่า “Archives : Evidence, Security and Civil Rights Ensuring trustuor thy information ประกอบด้วยหัวข้อวิชาการจดหมายเหตุจำนวน ๙๕ เรื่อง เป็นการนำเสนอเรื่องการบริหารจัดการด้านจดหมายเหตุโดยวิทยากรจากประเทศสมาชิกทั่วทุกภูมิภาคของโลก เรื่องที่น่าสนใจ เช่น the Importance of archived information in cases of miscarriaqe of justice การนำเสนอเอกสารจดหมายเหตุไปเป็นประจักษ์พยานในชั้นศาล บางกรณีที่ศาลตัดสินแล้ว ทำให้มีการรื้อฟื้นคดีใหม่ หัวข้อ Recognition for the economic contribution of archives : inclusion in EU member state law on re-use of public sector information ได้มีการกำหนดไว้ในกฎหมายของสหภาพยุโรปถึงบทบาทและความสำคัญของหอจดหมายเหตุและข้อมูลเอกสารจดหมายเหตุที่มีต่อเศรษฐกิจ เช่นเดียวกับบทบาทด้านสังคมและวัฒนธรรมและสิทธิของผู้ใช้ และในปัจจุบันหอจดหมายเหตุแห่งชาติและหอจดหมายเหตุระดับใหญ่ได้ใช้เอกสารจดหมายเหตุเพื่อเพิ่มรายได้ เช่น การให้เอกชนจัดพิมพ์เอกสารจดหมายเหตุ เพื่อเผยแพร่และความร่วมมือกับภาคเอกชนในเรื่อง digitization หัวข้อ The E-ARK (European Archival Records and Knowledge Preservation) เป็นโครงการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของยุโรปและความรู้ด้านการจัดเก็บเอกสารประเภทนี้ โดยได้รับงบประมาณสนับสนุนจาก the European Commission โครงการนี้เป็นความร่วมมือของหลายภาคส่วน ทั้งหน่วยงานของรัฐ บริษัทผู้ผลิตซอฟแวร์ และสมาคมทางวิทยาศาสตร์ หัวข้อ Risk Management in Digitizing Archives by Outsourcing Services เป็นเรื่องการให้ความสำคัญกับการให้บริษัทเอกชนเข้ามาดำเนินการสแกนเอกสารจดหมายเหตุ โครงการวิจัยนี้หอจดหมายเหตุแห่งชาติสาธารณรัฐประชาชนจีน ได้จัดทำคู่มือการบริหารจัดการความเสี่ยง สำหรับการดำเนินงานสแกนเอกสารโดยใช้บริษัทหรือบุคลากรจากภายนอกหอจดหมายเหตุ ซึ่งเป็นการวิเคราะห์ ติดตาม ตั้งแต่การกำหนดรูปแบบ การบริหารจัดการโครงการ การกำหนดคุณสมบัติ การดูแลรักษาอุปกรณ์ การควบคุมกระบวนการ และตรวจสอบคลังข้อมูล หัวข้อ Data preservation, Open Data and protection of personal data : concurrent strategies at the Girona City Council เป็นตัวอย่างการดูแลรักษาข้อมูลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของสภาเมือง Girona ประเทศสเปน ซึ่งเน้นให้ความสำคัญกับข้อมูลที่แสดงถึงความเป็นข้อมูลที่แท้จริง น่าเชื่อถือ เช่นเดียวกับเอกสารประเภทกระดาษหรือประเภทอื่นๆ การปกป้องข้อมูลที่เป็นเรื่องส่วนบุคคลโดยพิจารณาถึงระบบบริหารจัดการฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

          ๙.๔ การศึกษาดูงาน ณ National Archives

                   หอจดหมายเหตุแห่งชาติไอซ์แลนด์ เป็นหน่วยงานภายใต้การกำกับดูแลของกระทรวงการศึกษาวิทยาศาสตร์ และวัฒนธรรม หอจดหมายเหตุแห่งชาติแห่งแรกมีอาคารที่อยู่ในส่วนของโบสถ์ ในพุทธศักราช ๒๕๔๑ ได้ย้ายมาอยู่ ณ อาคารปัจจุบัน ซึ่งเดิมเป็นโรงงานนม มีพื้นที่ ๑๐,๐๐๐ ตารางเมตร เอกสารที่เก็บรักษาในหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ประกอบด้วยเอกสารที่เกี่ยวกับรัฐบาล ประมาณ ๙๕% เอกสารสถาบันและองค์กรเอกชน เอกสารของโบสถ์ โรงเรียน ภาวะวิกฤติของธนาคาร ๕% เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการให้บริการทางสุขภาพ สำหรับเอกสารส่วนบุคคลได้รับมอบจากพรรคการเมือง นักการเมือง สมาคม และส่วนบุคคล

                   เอกสารจดหมายเหตุมีจำนวน ๔๔ กิโลเมตร (Shelf Kilometres) เอกสารในหอจดหมายเหตุแห่งชาติที่ได้รับการขึ้นทะเบียนเป็นมรดกความทรงจำแห่งโลก เมื่อพุทธศักราช ๒๒๔๔ เป็นเอกสารทะเบียนราษฎร์ นอกจากนี้ยังมีเอกสารชุดสำคัญที่เกี่ยวกับการประชุมของชาวไอซ์แลนด์ เพื่อขอเสรีภาพแต่ไม่ประสบผลสำเร็จ     หอจดหมายเหตุแห่งชาติไอซ์แลนด์ มีนโยบายสแกนเอกสารชุดใหม่ ส่วนเอกสารชุดเก่าได้คัดเลือกสแกนเป็นบางชุดเท่านั้น ปัจจุบันมีเอกสารที่ On line ทางอินเตอร์เน็ตเป็นเอกสารเกี่ยวกับทะเบียนราษฎร์ เอกสารเกี่ยวกับเขตแดน และมีพระราชบัญญัติจดหมายเหตุ (The Archives Act) ใช้เป็นกฎหมายบริหารจดหมายเหตุ ช่วงพุทธศักราช ๒๔๔๖ –๒๔๖๓ เมื่อพุทธศักราช ๒๕๔๗ และพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารพุทธศักราช ๒๐๑๒ เนื้อหาของพระราชบัญญัติจดหมายเหตุ มีสาระสำคัญเช่น เรื่องการดำเนินงานด้านบริหารจัดการเอกสาร (Records Management) ของหน่วยงานราชการ ต้องได้รับการยอมรับและตรวจสอบจากหอจดหมายเหตุแห่งชาติ การกำหนดบทลงโทษสำหรับข้าราชการที่มีส่วนทำลายเอกสารสำคัญ ในด้านงานบริการหอจดหมายเหตุแห่งชาติ        มีผู้ค้นคว้าประมาณ ๓,๐๐๐ คน ต่อปี และมีคณะจากหน่วยงานต่างๆ เข้ามาศึกษาดูงาน ๖๕๐ คน ต่อปี ปัจจุบันเอกสารจดหมายเหตุบางส่วนได้ให้บริการทางอินเตอร์เน็ต เช่น เอกสารทะเบียนราษฎร์ เอกสารเขตแดน เป็นต้น

๑๐. ข้อเสนอแนะจากการจัดกิจกรรม

          การเข้าร่วมประชุม ICA General Assembly การประชุม Forum of the National Archives และการสัมมนาทางวิชาการจดหมายเหตุ นอกจากจะได้รับความรู้เรื่องการบริหารจัดการจดหมายเหตุในยุคใหม่ ซึ่งในปัจจุบันนี้หน่วยงานจดหมายเหตุทั่วโลกให้ความสำคัญและกำลังมุ่งเน้นการศึกษา วิเคราะห์ การบริหารเอกสารจดหมายเหตุอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Records) เริ่มตั้งแต่การผลิต การรับมอบ การประเมินคุณค่า การวางแผนระบบ การจัดเก็บข้อมูล ระบบฐานข้อมูล โดยยังคงให้ความสำคัญกับความเป็นของแท้ (authenticity) ของข้อมูล เช่นเดียวกับเอกสารจดหมายเหตุประเภทกระดาษและเอกสารจดหมายเหตุรูปแบบอื่นๆ ทั้งนี้ต้องมีการบูรณาการความรู้ระหว่างหน่วยงานจดหมายเหตุด้วยกัน และระหว่างหอจดหมายเหตุกับผู้ผลิต (Vend เพื่อร่วมพัฒนาโปรแกรมที่มีคุณภาพสำหรับการบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุอิเล็กทรอนิกส์ สามารถเก็บรักษาเป็นข้อมูลสำคัญทางประวัติของหน่วยงานของชาติและของโลกได้อย่างยั่งยืนตลอดไป ผู้ปฏิบัติงานด้านจดหมายเหตุจึงควรให้ความสนใจ เพิ่มพูนความรู้ทางเทคโนโลยีสารสนเทศจดหมายเหตุเพื่อรองรับการปฏิบัติงานในอนาคต และการศึกษารูปแบบการบริหารจัดการการประชุมระดับนานาชาติและหอจดหมายเหตุแห่งชาติควรเตรียมความพร้อมหลังบุคคลากรด้านความรู้วิชาการ ประสบการณ์ และโดยเฉพาะการใช้ภาษาอังกฤษ เพื่อเป็นเจ้าภาพจัดการประชุมนานาชาติ และเป็นผู้แทนเข้าร่วมการประชุม สัมมนาในระดับภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้และในระดับโลกต่อไป

                                              นางสาวกรพินธุ์ ทวีตา      ผู้สรุปผลการเดินทางไปราชการ