การประเมินคุณค่าเอกสารเป็นขั้นตอนที่สำคัญ ของการดำเนินงานจดหมายเหตุ เพื่อพิจารณาคุณค่าเอกสารที่รับมอบมานั้น สมควรเก็บรักษาไว้ตลอดไปในหอจดหมายเหตุแห่งชาติหรือไม่

เอกสารที่รับมอบมาเมื่อนำมาจัดเก็บไว้ในระยะเวลาหนึ่งจะนำออกมาประเมินคุณค่าอีกครั้งตามขั้นตอนและวิธีการของหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เนื่องจากว่าเอกสารที่รับมอบจากหน่วยงานรัฐเป็นเอกสารที่ขอสงวนมาจากการพิจารณาจากบัญชีรายชื่อ ดังนั้นขั้นตอนนี้นักจดหมายเหตุจะต้องทำการประเมินคุณค่าเอกสารจากเอกสารจริง เพื่อพิจารณาตัดสินใจคัดเลือกว่าเอกสารเหล่านั้นมีคุณค่าเป็นเอกสารจดหมายเหตุ
ขั้นตอนการประเมินคุณค่าเอกสารขั้นสุดท้าย

1. สำรวจและรวบรวมเอกสารชุดที่จะทำการประเมินคุณค่าเอกสารให้ครบถ้วน โดยรวบรวมจากทะเบียนที่นักจดหมายเหตุได้บันทึกไว้ โดยมีหลักเกณฑ์การพิจารณาเลือกชุดดังนี้

- อายุของเอกสาร
- ปริมาณเอกสาร
- ลักษณะทางกายภาพของเอกสาร หากมีการชำรุดมาก ควรได้รับคัดเลือกให้มาประเมินคุณค่าก่อน
- ความจำเป็นและต้องการของผู้ใช้เอกสาร
- เป็นเอกสารชุดที่หอจดหมายเหตุยังไม่เคยมีให้บริการ
- นโยบายของกรมศิลปากร สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ว่าต้องการให้มีการประเมินคุณค่าชุดเอกสารใดก่อน

2. จัดทำคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการประเมินคุณค่าเอกสาร นอกจากนักจดหมายเหตุแล้ว ยังประกอบไปด้วยผู้แทนหน่วยงานเจ้าของเอกสาร นักวิชาการผู้ค้นคว้าใช้บริการข้อมูล โดยคณะกรรมการมีหน้าที่ร่วมกันวิเคราะห์ กลั่นกรอง พิจารณา ประเมินคุณค่าเอกสารให้เป็นไปตามหลักวิชาการจดหมายเหตุ ตามที่ผู้ปฏิบัติงานได้ดำเนินการ ศึกษา วิเคราะห์โครงสร้าง แผนภูมิการแบ่งส่วนราชการ ภารกิจความรับผิดชอบของหน่วยงานที่เป็นเจ้าของเอกสาร คัดแยกกลุ่มเอกสารออกตามการแบ่งโครงสร้าง อำนาจหน้าที่ของหน่วยงานเจ้าของเอกสาร เช่นการคัดแยกออกเป็นกรม กองต่างๆ จากนั้นคัดแยกเอกสารออกเป็นหัวเรื่อง ซึ่งอาจแบ่งตามประเภทเอกสารตามเรื่อง เช่น การประชุมคณะกรรมการ โครงการ แผนงาน กิจกรรม ฯลฯ ดำเนินการวิเคราะห์ ประเมินคุณค่าเอกสาร ทำสรุปสาระสังเขปแต่ละกลุ่มงาน และจัดทำบันทึกการวิเคราะห์การประเมินคุณค่า จัดการประชุมคณะกรรมการ ส่งมอบเอกสารที่ผ่านการประเมินคุณค่าแล้วเพื่อรอการจัดหมวดหมู่และทำเครื่องมือช่วยค้นเอกสารต่อไป

อ้างอิง: การประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ, คู่มือวิชาการพื้นฐานการบริหารและจัดการงานจดหมายเหตุ สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร, 2559