ก่อนที่หน่วยงานของรัฐจะทำลายเอกสารราชการนั้น จะต้องปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ที่ได้ระบุวิธีและขั้นตอนไว้ โดยมีใจความสำคัญคือ ก่อนที่หน่วยงานจะทำลายเอกสารที่สิ้นกระแสการใช้งาน (เอกสารที่ครบกำหนดอายุการจัดเก็บ และไม่มีการเรียกใช้งาน) แล้วนั้น จะต้องดำเนินการตามขั้นตอน และส่งบัญชีขอทำลายเอกสารให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติพิจารณาก่อน ด้วยเพราะว่า หอจดหมายเหตุแห่งชาติจะได้พิจารณาขอสงวนเอกสารสำคัญ เอกสารการดำเนินงานที่สะท้อนภารกิจ หน้าที่ ของหน่วยงานเจ้าของเรื่อง อาทิ รายการ โครงการ แผนงาน ฯลฯ เพื่อขอสงวนไว้ โดยที่หน่วยงานเจ้าของเรื่องจะต้องดำเนินการคัดแยกเอกสารดังกล่าวส่งมอบให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติ

เอกสารรับมอบเมื่อผ่านการดำเนินงานตามกระบวนการงานจดหมายเหตุ จัดเป็นเอกสารจดหมายเหตุให้ประชาชนได้ใช้บริการ เป็นประโยชน์ เพื่อการศึกษา ค้นคว้า วิจัย และใช้อ้างอิง ต่อไป

สามารถอ่านเพิ่มเติมในเรื่องการทำลายเอกสารได้ที่

https://web.facebook.com/PhayaoNationalArchives/posts/3108153232797992?_rdc=1&_rdr