ที่มาของเอกสาร

1. ในประเทศไทยการรับมอบเอกสารจะเป็นไปตามกฎหมาย ระเบียบหรือข้อบังคับของรัฐที่กำหนดให้ทุกหน่วยงานต้องดำเนินการ เช่น พระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556 พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของทางราชการ พ.ศ. 2540 และ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับเพิ่มเติม ซึ่งกำหนดวิธีการเก็บและทำลายเอกสาร เป็นต้น ซึ่งเป็นวิธีการได้มาซึ่งเอกสารที่สำคัญที่สุด

2. การแสวงหา / การขอรับมอบเอกสาร ส่วนใหญ่เป็นเอกสารส่วนบุคคล เอกสารมาจากการบริจาคตามพินัยกรรม องค์กร เอกชน ที่ประสงค์มอบให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติไว้เพื่อประโยชน์ต่อไป

3. การซื้อ / แลกเปลี่ยน เป็นการรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับท้องถิ่นหรือประเทศไทย ซึ่งจะช่วยให้ข้อมูลครบถ้วน สมบูรณ์ทั้งโดยวิธีการจัดซื้อต้นฉบับ หรือการจัดทำสำเนา หรือการแลกเปลี่ยนเอกสารโดยมีการทำข้อตกลงระหว่างหน่วยงาน

เอกสารที่อยู่ในครอบครองของหอจดหมายเหตุแห่งชาติเฉลิมพระเกียรติฯ พะเยา พบมากที่สุดคือวิธีการที่ 1 ส่วนวิธีการที่ 3 นั้น ยังไม่มีการจัดซื้อเอกสารเพิ่มเติม