-- องค์ความรู้ เรื่อง “ทำไม? ต้องประเมินคุณค่าเอกสาร” --
 ตามที่ได้เคยนำเสนอ กระบวนงานจดหมายเหตุ จากเอกสารที่รับมอบมาเป็นเอกสารจดหมายเหตุ หนึ่งกระบวนงานที่เป็นมาตรฐานงานจดหมายเหตุ ได้แก่ “งานประเมินคุณค่าเอกสาร” เนื่องจากการรับมอบเอกสารของหอจดหมายเหตุแห่งชาติโดยส่วนมากแล้ว มาจากการขอสงวน-ส่งมอบเอกสารตามกฎหมายและระเบียบต่างๆ ที่กำหนดไว้ ดังได้ระบุในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ในหมวดการทำลายเอกสาร หน่วยงานใดที่ประสงค์ทำลายเอกสารที่สิ้นกระแสการใช้งานแล้ว เรียกง่ายๆ ว่าเอกสารที่ดำเนินการแล้วเสร็จ จัดเก็บครบกำหนดอายุเอกสาร และไม่มีการเรียกใช้เอกสารดังกล่าวแล้ว ให้หน่วยงานดำเนินการจัดทำรายการลงในบัญชีขอทำลายเอกสาร หรือที่เรียกกันว่า แบบที่ 25 แล้วดำเนินการตามขั้นตอนที่ระเบียบฯ กำหนดไว้ ให้เรียบร้อย จัดส่งมาให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติพิจารณา กล่าวคือ “เอกสารราชการใดที่จะทำลายและไม่ได้ทำข้อตกลงกับกรมศิลปากรไว้ จะต้องดำเนินการตามระเบียบฯ เพื่อให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติพิจารณาก่อน” ประโยชน์หลักคือ เพื่อที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติจะได้พิจารณาขอสงวน-รับมอบเอกสารที่มีคุณค่า ประเมินคุณค่า จัดหมวดหมู่ เพื่อจัดเก็บและออกให้บริการต่อไป
 ในการขอสงวนเอกสารดังกล่าว เป็นการอ่านเอาจากชื่อเรื่อง-รายการ จากบัญชีขอทำลายเอกสาร ซึ่งนักจดหมายเหตุไม่ได้เห็นเอกสารฉบับจริง จะเห็นเอกสารต่อเมื่อมีการขอสงวน และให้หน่วยงานเจ้าของเอกสารส่งเอกสารต้นฉบับที่ประสงค์จะทำลายมาให้หอจดหมายเหตุ ดังนั้น กระบวนงานประเมินคุณค่าเอกสาร (เอกสารที่ขอสงวน-รับมอบ) จึงเป็นประโยชน์อย่างยิ่งของกระบวนงานได้ซึ่งมาเอกสารที่จะนำไปจัดหมวดหมู่เป็นจดหมายเหตุเพื่อให้บริการ
 ในส่วนของหอจดหมายเหตุแห่งชาติเฉลิมพระเกียรติฯ พะเยานั้น หน่วยงานในพื้นที่รับผิดชอบ ณ ปัจจุบัน จำนวน  9 จังหวัด ได้แก่ จังหวัด พะเยา แพร่ น่าน อุตรดิตถ์ พิจิตร สุโขทัย ตาก กำแพงเพชร และจังหวัดพิษณุโลก ในแต่ละปีมีหน่วยงานที่ปฏิบัติตามระเบียบฯ ขอทำลายเอกสาร เกิดการขอสงวนและรับมอบเอกสารเกิดขึ้นในปริมาณที่มาก หากแต่การเลือกชุดประเมินคุณค่าเอกสารนั้นจะต้องมีปริมาณที่เหมาะสม อายุเอกสาร ความสนใจของผู้ใช้บริการ หรือความเร่งด่วนของเอกสาร ในการประเมินคุณค่าเอกสารนักจดหมายเหตุจะเป็นผู้พิจารณาว่าเอกสารชุดใดเหมาะที่จะนำมาประเมิน อาจเป็นหน่วยงานย่อยหนึ่งใด หรือประเมินทั้ง กอง กรม หรือกระทรวงนั้นๆ ยกตัวอย่างเช่น เอกสารของสำนักงานทางหลวงที่  6 (เพชรบูรณ์) กรมทางหลวง กระทรวงคมนาคม สามารถประเมินได้ทุกหน่วยงานในสังกัดในคราเดียว หรือแยกประเมินแต่ละหน่วยงานในแต่ละครั้งไป ต้องดูความสำคัญ ปริมาณเอกสาร ความเกี่ยวเนื่องสอดคล้อง และผู้ปฏิบัติงานเป็นสำคัญ การประเมินคุณค่าเอกสารแต่ละชุด นักจดหมายเหตุจะต้องจัดเตรียมข้อมูล สืบค้น ประวัติ ภารกิจ โครงสร้างของหน่วยงานเจ้าของเอกสารชุดนั้น เมื่อดำเนินการตามกระบวนงานประเมินคุณค่าเอกสารแล้ว จึงจัดประชุมคณะกรรมการประเมินคุณค่าเอกสาร โดยมีนักจดหมายเหตุ ผู้เชี่ยวชาญ ผู้ทรงคุณวุฒิด้านต่างๆ นักวิชาการท้องถิ่น ที่สำคัญคือหน่วยงานเจ้าของเอกสารเอง เพื่อร่วมวิเคราะห์เอกสารที่นักจดหมายเหตุ ได้คัดแยกเอกสารตามโครงสร้าง กรม กอง ฝ่าย งาน และจัดทำสาระสังเขปกำกับของแต่ละชุดเอกสาร ว่าเอกสารใดเห็นสมควรที่จะต้องจัดเก็บไว้เป็นเอกสารจดหมายเหตุ หรือเอกสารใดที่เห็นสมควรที่ทำลายตามระเบียบฯ ต่อไป
 ประโยชน์ของการประเมินคุณค่าเอกสารมีมาก เช่น เป็นการคัดแยกจัดเก็บเอกสารเพื่อเป็นเอกสารจดหมายเหตุ ที่ผ่านการคัดกรองจากคณะกรรมการประเมินคุณค่าเอกสาร ส่วนเอกสารนอกเหนือจากนั้น นักจดหมายเหตุสามารถดำเนินการทำลายเอกสารได้ตามระเบียบฯ หรือเป็นประโยชน์ต่อฐานข้อมูลไว้สืบค้นในอนาคต รวมไปถึงการช่วยลดพื้นที่จัดเก็บเอกสารของศูนย์เก็บเอกสารของหน่วยงานได้ นอกจากนี้ เอกสารที่ผ่านการวิเคราะห์แล้วนั้น จะมีการทำสรุปสาระสังเขปของเอกสาร รายงานการประชุม ทางหน่วยงานเจ้าของเอกสาร หรือนักจดหมายเหตุเองยังสามารถนำข้อมูลสาระสังเขปนั้นต่อยอดจัดทำเป็นตารางกำหนดอายุเอกสารของหน่วยงานได้ เพราะเอกสารเหล่านั้นได้ผ่านการร่วมกันวิเคราะห์ ความสำคัญ ความเป็นประโยชน์ของคณะกรรมการผู้ทรงคุณวุฒิและของเจ้าของหน่วยงานแล้ว
 หอจดหมายเหตุแห่งชาติเฉลิมพระเกียรติฯ พะเยา ได้ดำเนินการคัดชุดเอกสารเพื่อประเมินคุณค่า โดยดำเนินการแล้วทั้งสิ้นจำนวน 5 ชุดด้วยกัน ดังต่อไปนี้
 1. ปีงบประมาณ 2560 ประเมินคุณค่าเอกสาร ชุด ศูนย์วิจัยพัฒนาประมงน้ำจืดเขต 1 พะเยา (สถานีประมงน้ำจืดพะเยา) กรมประมง กระทรวงเกษตรและสหกรณ์
 2. ปีงบประมาณ 2560 ประเมินคุณค่าเอกสาร ชุด สำนักศิลปากรที่ 6 สุโขทัย กรมศิลปากร กระทรวงวัฒนธรรม และหน่วยงานในสังกัด
 3. ปีงบประมาณ 2561 ประเมินคุณค่าเอกสาร ชุด สำนักงานทางหลวงที่ 6 (เพชรบูรณ์) กรมทางหลวง กระทรวงคมนาคม
 4. ปีงบประมาณ 2561 ประเมินคุณค่าเอกสาร ชุด เขตการทางเพชรบูรณ์ กรมทางหลวง กระทรวงคมนาคม และหน่วยงานในสังกัด
 5. ปีงบประมาณ 2562 ประเมินคุณค่าเอกสาร ชุด สำนักงานทางหลวงที่ 5 (พิษณุโลก) กรมทางหลวง กระทรวงคมนาคม และหน่วยงานในสังกัด
 ในกระบวนงานประเมินคุณค่าแต่ละครั้ง จะได้รับการสนับสนุนด้านวิชาการ และการเข้ามาช่วยแนะแนวขั้นตอนการปฏิบัติงานอย่างใกล้ชิดจากสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานกระบวนงานวิชาการด้านจดหมายเหตุ
...............................................
ผู้เขียน: นางสาวอรทัย ปานจันทร์ ( นักจดหมายเหตุ หอจดหมายเหตุแห่งชาติเฉลิมพระเกียรติฯ พะเยา )
............................................
เอกสารอ้างอิง
1. อรทัย ปานจันทร์, ธานินทร์ ทิพยางค์. “รายงานผลการดำเนินงานโครงการประเมินคุณค่าเอกสารราชการ ปีงบประมาณ 2560 ชุด ศูนย์วิจัยและพัฒนาประมงน้ำจืดเขต 1 (พะเยา)” เสนอกองทุนส่งเสริมงานจดหมายเหตุ, 2560. (เอกสารไม่ตีพิมพ์เผยแพร่)
2. ชฎาพร ดีแก้วเกษ, หทัยชนก แก้วหล้า. “รายงานผลการดำเนินงานโครงการประเมินคุณค่าเอกสารราชการ ปีงบประมาณ 2560 ชุด สำนักศิลปากรที่ 6 สุโขทัย” เสนอกองทุนส่งเสริมงานจดหมายเหตุ, 2560. (เอกสารไม่ตีพิมพ์เผยแพร่)
3. อรทัย ปานจันทร์, ชฎาพร ดีแก้วเกษ. “รายงานผลการดำเนินงานโครงการประเมินคุณค่าเอกสารราชการ ปีงบประมาณ 2562 สำนักงานทางหลวงที่ 6 (เพชรบูรณ์) และหน่วยงานในสังกัด”, 2562. (เอกสารไม่ตีพิมพ์เผยแพร่)
4. ชฎาพร ดีแก้วเกษ. “รายงานผลการดำเนินงานโครงการประเมินคุณค่าเอกสารราชการ ปีงบประมาณ 2562 ชุด สำนักงานทางหลวงที่ 5 (พิษณุโลก) และหน่วยงานในสังกัด”, 2562. (เอกสารไม่ตีพิมพ์เผยแพร่)
5. คู่มือการประเมินคุณค่าและการรับมอบเอกสารจดหมายเหตุของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ. สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ, กรมศิลปากร, 2552.
6. คู่มือการประเมินคุณค่าและการรับมอบเอกสารจดหมายเหตุของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ. กองทุนส่งเสริมงานจดหมายเหตุ, กรมศิลปากร, 2560.
#จดหมายเหตุ #องค์ความรู้จากจากจดหมายเหตุ #หอจดหมายเหตุแห่งชาติเฉลิมพระเกียรติฯพะเยา #เอกสารจดหมายเหตุ