การรับมอบเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการรับมอบเอกสารราชการหรือเอกสารส่วนบุคคล นักจดหมายเหตุจะต้องทำการตรวจเช็คเอกสาร ต้องดำเนินการตรวจสอบกับบัญชีขอสงวนเอกสารราชการให้ถูกต้อง ครบถ้วนตามที่ขอสงวนไว้หรือบัญชีรับ-ส่งมอบเอกสารครบหรือไม่ ทำความสะอาดเอกสาร หากเอกสารที่อยู่ในแฟ้มดังภาพ จะต้องถอดเอกสารออกจากแฟ้ม และจัดทำใบกำกับเอกสารตามรายการที่ระบุไว้ และมัดปึกเอกสาร ทำใบกำกับปึกเอกสารให้เรียบร้อย โดยใบกำกับเอกสารจะระบุชื่อหน่วยงาน / บุคคล เจ้าของเอกสาร วันเดือนปีที่รับมอบเอกสาร ปริมาณเอกสารหรือจำนวนมัดเอกสาร จัดเก็บเข้าศูนย์เก็บเอกสาร เพื่อรอดำเนินการขั้นตอนต่อไป